Kể từ khi ra mắt, Notion đã được xem là “ông vua” không thể tranh cãi trong thế giới công cụ năng suất. Nó hứa hẹn là không gian làm việc tất cả trong một, có khả năng sắp xếp mọi thứ từ cuộc sống cá nhân đến các dự án nhóm phức tạp. Tôi đã đầu tư vô số giờ để hoàn thiện các thiết lập của mình và tin rằng đây chính là tương lai của công việc. Tuy nhiên, khi quy trình làm việc của tôi dần phát triển theo thời gian, tôi bắt đầu nhận ra Notion đã tụt hậu xa như thế nào so với các đối thủ ngày càng đổi mới. Đây không chỉ là một phỏng đoán; đây là lý do tại sao tôi không thể tiếp tục gắn bó với Notion nữa.
Thiếu chế độ ngoại tuyến – Hạn chế không thể chấp nhận
Notion đang phát triển, nhưng quá chậm
Thiếu chế độ ngoại tuyến trên Notion gây cản trở công việc
Trong một thời gian dài, việc thiếu khả năng làm việc ngoại tuyến thực sự của Notion đơn giản chỉ là điều tôi chấp nhận được. Hầu hết thời gian tôi đều ở trong vùng có mạng Wi-Fi, và đó chỉ là một sự bất tiện nhỏ đối với cách thiết lập của tôi. Nhưng hiện tại, vào năm 2025, với lịch trình di chuyển dày đặc của tôi, việc không có chế độ ngoại tuyến đã trở thành một yếu tố bất khả kháng.
Đôi khi, tôi đang ở địa điểm của khách hàng và cần nhanh chóng tham khảo một chi tiết quan trọng từ cơ sở dữ liệu, nhưng lại phát hiện ra Wi-Fi bị ngắt hoặc quá chậm để tải một trang duy nhất. Điều đó thật sự gây khó chịu. Toàn bộ không gian làm việc của tôi bị khóa sau một kết nối internet. Sự thiếu sót này ảnh hưởng đến năng suất của tôi, tạo ra căng thẳng không cần thiết và vẫn là một lỗi cơ bản khiến tôi không thể dựa vào Notion làm không gian làm việc chính của mình.
Ứng dụng di động chỉ ở mức trung bình
Cơ sở dữ liệu lớn tải chậm
Ứng dụng di động Notion hoạt động kém hiệu quả
Sự thất vọng của tôi với Notion không chỉ dừng lại ở phiên bản máy tính. Câu chuyện tương tự khi tôi mở ứng dụng di động. Notion tự nhận là một không gian làm việc tất cả trong một, nhưng trải nghiệm di động của nó lại khá kém thuyết phục. Xét cho cùng, đây không phải là các ứng dụng gốc (native applications) thực sự.
Cách tiếp cận “web wrapper” của Notion có cả ưu và nhược điểm. Ví dụ, hiệu suất không đạt yêu cầu trên thiết bị di động. Thời gian tải chậm chạp, các trang hiển thị từ từ, và ngay cả việc điều hướng cơ bản cũng có thể trở thành một công việc khó khăn. Ngược lại, các ứng dụng gốc mang lại cảm giác phản hồi nhanh, mượt mà và tức thì.
Ngoài tốc độ, trải nghiệm người dùng cũng bị ảnh hưởng. Với tầm quan trọng của việc truy cập di động vào năm 2025 – để ghi chú nhanh khi đang di chuyển, kiểm tra công việc trong lúc đi lại, hoặc xem lại tài liệu giữa các cuộc họp – các ứng dụng di động chỉ ở mức trung bình của Notion là một sự thất vọng lớn.
Yêu cầu nhiều công sức để tổ chức
Dành hàng giờ để thiết lập Notion
Trang chủ Notion Personal yêu cầu tùy chỉnh liên tục
Một trong những yêu cầu lớn nhất của Notion là lượng công sức cần bỏ ra để tổ chức. Khi mới bắt đầu, tôi yêu thích không gian trống, những khả năng vô hạn của nó. Nhưng theo thời gian, điều tôi nhận ra là sự linh hoạt này thường chuyển thành hàng giờ làm việc. Tôi thường xuyên dành một lượng thời gian đáng kể chỉ để xây dựng không gian làm việc của mình.
Tôi đang nói về việc tạo một “trang chủ” đóng vai trò như bảng điều khiển cho các dự án, công việc hoặc quản lý kiến thức. Tôi cũng mày mò với các cột để có bố cục hoàn hảo, liên tục tinh chỉnh các chế độ xem cơ sở dữ liệu, và thử nghiệm tính năng nhúng để kéo đúng thông tin từ các nguồn khác. Nhu cầu “kỹ thuật thủ công” liên tục này làm cạn kiệt thời gian và năng lượng tinh thần mà đáng lẽ ra có thể và nên được dành cho công việc thực sự.
Tốc độ ra mắt tính năng mới chậm chạp
So với các đối thủ cạnh tranh
Tính năng mới của Notion không đáp ứng kỳ vọng
Notion đã chậm chạp trong việc phát triển. Có vẻ như Notion đang theo đuổi việc xây dựng một hệ sinh thái ứng dụng với Calendar, Mail, các tiện ích bổ sung AI, Forms và nhiều hơn nữa. Tuy nhiên, công ty dường như đang bỏ lại sản phẩm cốt lõi của mình. Những cải tiến cơ bản mà người dùng đã yêu cầu trong nhiều năm vẫn còn thiếu.
Ngoài chế độ ngoại tuyến, những đổi mới thực sự trong khả năng trực quan hóa nằm ở đâu? Tôi liên tục thấy các công cụ khác cung cấp bảng trắng để động não, hoặc các chế độ xem đồ thị mạnh mẽ hiển thị các kết nối giữa các ghi chú và ý tưởng của tôi. Notion yêu cầu nhúng của bên thứ ba hoặc các cách giải quyết phức tạp để hoàn thành công việc.
Thay vì cung cấp các cải tiến về hiệu suất hoặc các tính năng đã được yêu cầu từ lâu, Notion lại bận rộn xây dựng một ứng dụng email client. Điều đó khiến tôi tự hỏi liệu sản phẩm cốt lõi có bao giờ thực sự đạt được tiềm năng của nó hay không.
Các đối thủ đang vươn lên mạnh mẽ
Bạn sẽ không còn nhớ đến Notion
Tôi đã theo dõi sát sao các giải pháp thay thế Notion, và một số trong số đó đang khiến Notion trở nên lỗi thời. Lấy Capacities làm ví dụ. Cách tiếp cận hướng đối tượng độc đáo của nó để tổ chức thông tin là một yếu tố thúc đẩy năng suất lớn. Thay vì xây dựng cơ sở dữ liệu từ đầu, tôi đang làm việc với các “đối tượng” liên kết với nhau như con người, sách hoặc dự án, và hệ thống hiểu được các mối quan hệ của chúng.
Sau đó, có Anytype, giải quyết các vấn đề riêng tư một cách chuyên nghiệp. Cam kết mã hóa đầu cuối của họ có nghĩa là tôi có thể lưu trữ thông tin thực sự nhạy cảm với mức độ bảo mật mà Notion không cung cấp. Tôi cũng đã thử AppFlowy, mang lại quyền kiểm soát hoàn toàn dữ liệu với khả năng tự host. Notion vẫn dẫn đầu về các tùy chọn cơ sở dữ liệu, nhưng khoảng cách đó đang được rút ngắn nhanh chóng.
Từ yêu thích đến thất vọng
Nhìn chung, có thể nói rằng hành trình của tôi với Notion đã đến ngã ba đường. Mặc dù nó vẫn giữ một vị trí đặc biệt đối với nhiều người, nhưng đối với những ai đòi hỏi sự đổi mới hơn, hiệu suất tốt hơn và trải nghiệm ngoại tuyến, rõ ràng Notion đang tụt hậu. Nếu bạn cũng đang ở trong tình cảnh tương tự và cảm thấy có sự thỏa hiệp hoặc giới hạn, thì hãy bắt đầu khám phá các giải pháp thay thế.
