Là một người đã thử nghiệm hầu hết các công cụ quản lý dự án trên thị trường, từ Trello, Asana, ClickUp đến Notion, tôi nhận thấy chúng thường mang một điểm chung: dù mạnh mẽ nhưng luôn có những hạn chế nhất định. Chúng có thể quá cồng kềnh với vô vàn tính năng không bao giờ dùng đến, hoặc thiếu đi một vài chi tiết nhỏ nhưng lại rất quan trọng. Thêm vào đó, vấn đề về quyền riêng tư dữ liệu luôn là một mối lo ngại lớn khi phải giao phó toàn bộ thông tin dự án nhạy cảm cho một dịch vụ đám mây của bên thứ ba. Đối với một người vốn rất quan tâm đến hệ sinh thái tự host (self-hosting) như tôi, đây thực sự không phải là một giải pháp lý tưởng.
Chính vì lý do đó, tôi đã không ngừng tìm kiếm một giải pháp quản lý dự án tự host, tập trung vào các tính năng cốt lõi, hoạt động nhanh chóng và quan trọng nhất là hoàn toàn nằm trong tầm kiểm soát của mình. Gần đây, tôi đã phát hiện ra Eigenfocus và nó nhanh chóng trở thành công cụ không thể thiếu để quản lý các dự án cá nhân và đội nhóm. Eigenfocus đạt được sự cân bằng hiếm có: tinh tế nhưng không quá đơn giản, mạnh mẽ nhưng không hề quá tải. Nó đã trở thành một phần trung tâm trong thiết lập năng suất của tôi và có thể đây cũng chính là mảnh ghép còn thiếu trong hệ thống của bạn.
Eigenfocus tập trung vào những điều thiết yếu, không hề cồng kềnh
Mọi thứ bạn cần, không gì thừa thãi
Một trong những điều đầu tiên khiến tôi ấn tượng về Eigenfocus là cách nó bám sát các nguyên tắc cơ bản. Nó không cố gắng tái định nghĩa hay thêm thắt những tính năng không cần thiết. Thay vào đó, Eigenfocus tập trung vào việc cung cấp một môi trường làm việc sạch sẽ, có cấu trúc, nơi bạn có thể quản lý dự án, theo dõi nhiệm vụ và cộng tác một cách trực quan.
Bạn có thể tạo không giới hạn dự án, vấn đề (issues), danh sách và bảng (boards). Các nhãn (labels) giúp phân loại và lọc tác vụ, trong khi chế độ xem tùy chỉnh (custom views) cho phép bạn tập trung vào những chi tiết quan trọng nhất. Đây là tất cả những gì bạn mong đợi từ một nền tảng quản lý dự án hiện đại. Thay vì hàng chục bảng điều khiển khác nhau mà bạn sẽ không bao giờ sử dụng, bạn nhận được một giao diện đơn giản và dễ hiểu ngay từ lần đầu tiên sử dụng. Việc di chuyển tác vụ cũng dễ dàng như kéo và thả giữa các cột.
Trải nghiệm người dùng (UX) của Eigenfocus cực kỳ nhanh và nhạy, ngay cả khi bạn đang xử lý một số lượng lớn tác vụ. Nó mang lại cảm giác được tạo ra bởi những người thực sự sử dụng các công cụ quản lý dự án, chứ không chỉ đơn thuần là thiết kế chúng.
Tính năng theo dõi thời gian được tích hợp sẵn
Không cần tiện ích bổ sung
Giao diện theo dõi thời gian tích hợp của Eigenfocus, hiển thị đồng hồ Pomodoro và thời gian đã ghi nhận cho các tác vụ.
Tôi đã sử dụng rất nhiều công cụ riêng biệt để theo dõi thời gian như Toggl, Harvest và Clockify, nhưng rất ít trong số chúng hoạt động hiệu quả với các nền tảng quản lý dự án trừ khi bạn phải thêm các tích hợp hoặc trả phí cho các tiện ích bổ sung cao cấp. Eigenfocus tích hợp tính năng theo dõi thời gian trực tiếp vào lõi của mình và hoạt động đúng như cách bạn mong muốn.
Bạn có thể theo dõi thời gian ở cả cấp độ tác vụ và dự án, và tất cả dữ liệu của bạn được ghi lại và có sẵn trong các báo cáo phong phú, có thể xuất ra. Nếu bạn đang tính phí cho khách hàng hoặc chỉ muốn hiểu rõ hơn thời gian của mình đang được sử dụng vào đâu, tính năng này thực sự là một bước đột phá. Nó cũng hỗ trợ các sự kiện theo dõi thời gian định kỳ và thậm chí cả các biểu đồ trực quan hóa để giúp bạn phân tích các mẫu theo thời gian.
Điều này giúp tôi thực hiện các buổi đánh giá dự án (retrospectives) dễ dàng hơn rất nhiều. Tôi có thể nhanh chóng xem điều gì đã tốn nhiều thời gian nhất, những điểm tắc nghẽn ở đâu và thời gian thực tế so với ước tính như thế nào. Tôi không nhận ra mình đã thiếu loại khả năng hiển thị đó cho đến khi có nó.
Tôi cũng rất yêu thích bộ hẹn giờ Pomodoro tích hợp, cùng với tính năng âm thanh xung quanh, khiến tôi muốn quay lại ứng dụng mỗi khi bắt đầu làm việc.
Tùy biến linh hoạt, tôn trọng quy trình làm việc của bạn
Điều chỉnh quy trình theo cách riêng của bạn
Tùy chỉnh nhãn và các trường dữ liệu trong Eigenfocus, cho phép người dùng điều chỉnh phù hợp với quy trình quản lý dự án.
Quản lý dự án không bao giờ là một giải pháp phù hợp cho tất cả mọi người, và Eigenfocus hiểu rõ điều đó. Một trong những tính năng nổi bật của nó là cách nó cho phép bạn định hình nền tảng theo quy trình làm việc cụ thể của mình, thay vì buộc bạn phải tuân theo một cấu trúc cứng nhắc.
Bạn có thể tự định nghĩa các loại vấn đề, trạng thái và nhãn tùy chỉnh của riêng mình, giúp dễ dàng phản ánh bất kỳ phương pháp luận nào bạn đang sử dụng — dù đó là Kanban, Scrum, hay một phương pháp bạn tự xây dựng. Các chế độ xem kế hoạch, biểu đồ khối lượng công việc và công cụ ưu tiên mang đến nhiều góc độ để bạn hình dung công việc của mình. Và vì những tính năng này có thể cấu hình cho từng người dùng hoặc dự án, nên không thành vấn đề nếu nhóm của bạn có những sở thích khác nhau. Mặc dù vậy, cần lưu ý rằng một số tính năng nâng cao này chỉ giới hạn ở phiên bản Pro của ứng dụng, đây không phải là phiên bản miễn phí.
Tuy nhiên, đối với một số người dùng, việc đầu tư vào phiên bản này có thể rất đáng giá, vì phiên bản Pro còn mở khóa các chế độ xem nâng cao và tùy chọn tự động hóa cho những ai muốn kiểm soát nhiều hơn. Ngay cả phiên bản mã nguồn mở miễn phí cũng cung cấp cho bạn một nền tảng vững chắc với mức độ tùy chỉnh phù hợp.
Toàn quyền kiểm soát dữ liệu của bạn
Không cần đăng ký, không bị khóa nhà cung cấp
Biểu tượng tự host của Eigenfocus, thể hiện khả năng chạy phần mềm trên máy chủ cá nhân để kiểm soát dữ liệu tối đa.
Có lẽ điểm thu hút lớn nhất đối với tôi – và có lẽ là đối với bất kỳ ai quan tâm đến quyền riêng tư và đang tìm kiếm giải pháp tự host – là Eigenfocus có thể tự host. Bạn có thể chạy nó trên cơ sở hạ tầng của riêng mình, dù đó là một máy chủ tại nhà, một máy chủ riêng ảo (VPS), hay một môi trường chuyên dụng tại nơi làm việc. Dữ liệu của bạn không bao giờ rời khỏi tầm tay bạn, và không có phí hàng tháng hay tình trạng bị khóa bởi nhà cung cấp.
Trong một thế giới mà phần mềm ngày càng có nghĩa là “đăng ký” và dữ liệu của bạn trở thành sản phẩm của người khác, đây là một sự thay đổi đáng hoan nghênh. Bạn biết chính xác dữ liệu dự án của mình nằm ở đâu, được lưu trữ như thế nào và ai có quyền truy cập vào nó. Nếu bạn đang điều hành một công ty với các yêu cầu tuân thủ nghiêm ngặt hoặc đơn giản là người coi trọng chủ quyền kỹ thuật số, thì quyền kiểm soát này là vô giá.
Và nếu việc tự host không phải là ưu tiên của bạn, Eigenfocus cũng cung cấp dịch vụ lưu trữ đám mây được quản lý với phiên bản Pro. Bạn vẫn nhận được giao diện tinh gọn và bộ tính năng mạnh mẽ mà không cần phải lo lắng về việc thiết lập. Tuy nhiên, nếu bạn đã đọc đến đây của bài viết, có lẽ một tùy chọn lưu trữ đám mây không phải là điều bạn đang tìm kiếm.
Một con đường rõ ràng để nâng cao năng suất
Không thiếu các công cụ quản lý dự án, nhưng Eigenfocus đang làm một điều hiếm thấy: nó mang lại sự rõ ràng và yên tĩnh cho quy trình làm việc của bạn, mà không ảnh hưởng đến khả năng. Nó không cố gắng trở thành công cụ nổi bật nhất hay nhiều tính năng nhất. Thay vào đó, Eigenfocus tập trung vào việc giúp bạn và nhóm của bạn duy trì công việc, đúng thời hạn và trong tầm kiểm soát.
Tôi đã sử dụng Eigenfocus để quản lý các dự án cá nhân và công việc, và nó nhanh chóng trở thành xương sống thầm lặng trong bộ công cụ năng suất của tôi. Không có sự phân tâm, không có những điều vô nghĩa – chỉ là một không gian làm việc sạch sẽ, đáng tin cậy để hoàn thành công việc.
Nếu bạn đang tìm kiếm một công cụ quản lý dự án tôn trọng thời gian và dữ liệu của mình, Eigenfocus có thể chính là công cụ mà bạn không biết mình đang thiếu.
