Là một người làm việc tự do, tôi phải tiếp nhận hàng trăm email mỗi ngày. Dù Outlook đã hoàn thành tốt nhiệm vụ của mình, tôi vẫn không ngừng tìm kiếm các phương pháp để tối ưu hóa trải nghiệm quản lý email. Tôi đã thử nghiệm hàng chục ứng dụng email khác nhau nhưng cuối cùng vẫn quay trở lại với giải pháp của Microsoft vì nhiều lý do. Tuy nhiên, khi Notion ra mắt ứng dụng email mới của mình – Notion Mail, tôi đã quyết định thực hiện một thử nghiệm kéo dài một tuần. Tôi muốn xem liệu Notion Mail có thể hiện thực hóa giấc mơ về một trải nghiệm năng suất tích hợp thực sự hay không.
Notion Mail chinh phục người dùng bằng giao diện (UI) xuất sắc
Thiết kế quen thuộc, cảm giác như đang dùng Notion
Notion đã mang thế mạnh về giao diện người dùng của mình vào Notion Mail. Giao diện của ứng dụng này mang lại cảm giác quen thuộc với thiết lập Quản lý Kiến thức Cá nhân (PKM) hiện có của tôi. Notion Mail không phải là một tiện ích bổ sung cồng kềnh; nó thực sự giống như một phần mở rộng tự nhiên của ứng dụng mà tôi đã dành rất nhiều thời gian sử dụng. Sự đơn giản là chìa khóa. Nó loại bỏ sự lộn xộn về mặt hình ảnh mà các ứng dụng email truyền thống thường có.
Màn hình chính ứng dụng Notion Mail với giao diện tương tự Notion và tính năng xem trước email.
Tôi cũng rất thích những chi tiết nhỏ, chẳng hạn như khi bạn di chuyển chuột qua một email, bạn có thể xem trước nội dung một phần mà không cần mở nó ra. Và việc mở email từ một thanh bên (side peek) thực sự rất tiện lợi để kiểm tra nhanh mà không làm mất đi vị trí hiện tại của bạn. Notion Mail cũng hỗ trợ chế độ tối (dark mode). Dù nó không có những hình nền như Outlook đôi khi có, nhưng thành thật mà nói, tôi thà có những hoạt ảnh mượt mà và nhẹ nhàng còn hơn những hình nền đẹp mắt nhưng gây mất tập trung. Nhìn chung, Notion thực sự đã làm tốt những điều cơ bản về giao diện và cảm giác sử dụng.
Tính năng “Tự động gắn nhãn” (Auto Label) giúp tiết kiệm thời gian đáng kể
Notion AI mang lại giá trị thực tiễn
Outlook cung cấp hộp thư đến tập trung (focused inbox) cũng như các thư mục để tổ chức bộ sưu tập email ngày càng tăng của tôi. Tuy nhiên, Notion Mail đã nâng tầm khả năng này lên một cấp độ mới với tính năng tự động gắn nhãn (auto labels). Đối với một người như tôi, nhận được rất nhiều email từ các dự án và khách hàng khác nhau, việc gắn thẻ và sắp xếp mọi thứ theo cách thủ công giống như một nhiệm vụ không bao giờ kết thúc. Nhưng với Auto Label, điều đó đã gần như là quá khứ.
Cách hoạt động của tính năng này thực sự rất trực quan. Bạn thiết lập các quy tắc dựa trên các yếu tố như người gửi email, từ khóa trong dòng tiêu đề hoặc nội dung email, hoặc thậm chí là địa chỉ email được gửi đến. Sau đó, Notion Mail sẽ tự động áp dụng các nhãn mà bạn đã tạo. Đây là một công cụ tiết kiệm thời gian khổng lồ.
Giao diện cài đặt tính năng gắn nhãn tự động (Auto Label) trong Notion Mail.
Ví dụ, nhóm của chúng tôi sử dụng phần mềm quản lý dự án Asana, và tôi nhận được vô số email từ đó. Tôi có thể dễ dàng tìm kiếm Asana từ menu tự động gắn nhãn, Notion Mail sẽ xác định các email liên quan và áp dụng cùng một nhãn cho chúng. Điều này đã trở thành một yếu tố thúc đẩy năng suất rất lớn đối với tôi.
“Chế độ xem tùy chỉnh” (Custom Views) nâng tầm khả năng tổ chức email
Như một “Hộp thư đến tập trung” phiên bản nâng cấp
Ngoài việc tự động gắn nhãn email, các “Chế độ xem tùy chỉnh” (Custom Views) trong Notion Mail là một cấp độ tổ chức khác đã cải thiện cách tôi xử lý hộp thư đến của mình. Nó cho phép tôi tạo ra các ống kính tập trung để hiển thị chính xác những gì tôi cần xem, vào đúng thời điểm tôi cần.
Thay vì chỉ có một hộp thư đến khổng lồ, tôi có thể tạo các thư mục thông minh này dựa trên các nhãn mà tôi đã thiết lập. Chẳng hạn, tôi nhận được hàng chục email từ ngân hàng địa phương của mình (HDFC) về sao kê, phí, hóa đơn thẻ và nhiều thứ khác. Tôi có thể chỉ cần nhấp vào “Chế độ xem mới” (New View), tìm kiếm HDFC, để Notion Mail tìm các email liên quan, áp dụng nhãn và tạo một chế độ xem tùy chỉnh để dễ dàng truy cập. Như mọi khi, tôi có thể tạo một chế độ xem thủ công với các điều kiện cụ thể, nhưng tôi thực sự khuyên bạn nên mô tả một email để thiết kế một chế độ xem tự động. Nó đã hoạt động rất hiệu quả trong trường hợp của tôi.
Khả năng tích hợp tuyệt vời với các công cụ Notion hiện có
Một phần không thể thiếu của hệ sinh thái Notion
Notion Mail có cùng trải nghiệm cốt lõi của Notion mà tôi đã biết và yêu thích. Lấy trình soạn thảo khối (block editor) làm ví dụ. Đó là trình soạn thảo xuất sắc tương tự mà tôi sử dụng cho các ghi chú, kế hoạch dự án và mọi thứ khác trong Notion. Vì vậy, khi tôi đang soạn một email, cảm giác hoàn toàn tự nhiên. Tôi có thể định dạng văn bản với các lệnh quen thuộc, tạo danh sách dấu đầu dòng và thậm chí làm nổi bật thông tin quan trọng.
Giao diện soạn email của Notion Mail với trình soạn thảo dạng khối, tích hợp tính năng lập lịch.
Lập lịch là một tính năng hữu ích khác. Thay vì phải chuyển sang một ứng dụng lịch riêng biệt, tôi có thể đề xuất thời gian họp trực tiếp trong cửa sổ soạn email. Tính năng “Snippets” (đoạn mã) cũng là một thắng lợi lớn về năng suất. Đây về cơ bản là các mẫu email mà bạn có thể tạo và lưu để sử dụng cho các phản hồi thường xuyên.
Menu tùy chọn Snippets (mẫu thư điện tử) trong Notion Mail giúp soạn thảo nhanh chóng.
Notion Mail vẫn còn nhiều hạn chế cần khắc phục
Những điều cần lưu ý khi chuyển từ Outlook
Bây giờ, hãy cùng nói về một số nhược điểm mà tôi gặp phải khi sử dụng Notion Mail. Không giống như Outlook, Notion Mail hiện chỉ giới hạn ở các nền tảng máy tính để bàn. Nó không có sẵn trên các nền tảng di động. Tôi đã phải dựa vào Outlook để hoàn thành công việc trên chiếc iPhone 15 Pro Max của mình.
Một yếu tố gây trở ngại khác là việc thiếu hỗ trợ cho các nhà cung cấp email Outlook và iCloud. Tính đến thời điểm hiện tại, Notion Mail chỉ hỗ trợ Gmail (mặc dù công ty đang nỗ lực để hỗ trợ thêm nhiều dịch vụ email trong tương lai).
Notion Mail đã sẵn sàng cho trải nghiệm chính chưa?
Sau một tuần hoàn toàn dựa vào Notion Mail, trải nghiệm này chắc chắn đã mở mang tầm mắt. Mặc dù nó cung cấp giao diện người dùng mới mẻ, sự quen thuộc với thiết lập Notion của tôi và những cách quản lý email thực sự thú vị, Notion Mail chắc chắn còn nhiều thiếu sót với việc thiếu ứng dụng di động và khả năng tương thích với các nhà cung cấp email khác. Sẽ rất thú vị khi xem Notion giải quyết những hạn chế hiện tại và thu hẹp khoảng cách giữa giao tiếp và cộng tác như thế nào.
Tính đến thời điểm hiện tại, tôi đang quay trở lại Outlook, nhưng tôi sẽ theo dõi chặt chẽ tiến độ của Notion Mail. Ngoài Notion Mail và Outlook, Spark cũng là một ứng dụng email mạnh mẽ đáng để bạn khám phá.
