Notion và Outline đều là những ứng dụng tuyệt vời cho việc ghi chú và xây dựng cơ sở tri thức, nhưng chúng lại rất khác biệt ở nhiều khía cạnh. Trong khi Notion là một công cụ “tất cả trong một”, Outline lại tập trung rõ ràng hơn vào các chức năng liên quan đến văn bản và cộng tác. Với kinh nghiệm sử dụng cả hai, tôi tin rằng Outline có thể vượt trội hơn Notion đối với phần lớn người dùng, đặc biệt khi mục tiêu chính là quản lý tài liệu và kiến thức. Dưới đây là những lý do cụ thể.
5. Sử Dụng Đơn Giản và Giao Diện Trực Quan
Dễ dàng tiếp cận cho mọi người dùng
Như đã đề cập, Notion sở hữu nhiều tính năng hơn và cố gắng đáp ứng mọi nhu cầu. Mặc dù điều này có thể rất tuyệt vời, nhưng nếu bạn cần một công cụ chuyên biệt để tạo cơ sở tri thức và nền tảng tài liệu, Outline thực sự là lựa chọn hàng đầu. Nó được xây dựng đặc biệt cho mục đích này, do đó không cố gắng gộp quá nhiều tính năng cùng một lúc.
Sự tập trung này giúp Outline đơn giản hơn nhiều trong việc sử dụng, với giao diện gọn gàng và dễ điều hướng, điều này đặc biệt có lợi nếu bạn mới bắt đầu. Outline lưu trữ tất cả ghi chú của bạn trong các “bộ sưu tập” (collections), sau đó bạn có thể chỉ định quyền truy cập có chọn lọc cho từng người dùng hoặc nhóm. Hơn nữa, chúng có thể dễ dàng tìm kiếm từ bất cứ đâu bằng phím tắt Ctrl + K.
4. Mã Nguồn Mở và Khả Năng Tự Host
Bạn có toàn quyền kiểm soát dữ liệu của mình
Hình ảnh minh họa container Outline sẵn sàng tự host trong Docker
Một lợi thế khác của Outline là nó là mã nguồn mở, cho phép bạn tự host nếu muốn kiểm soát hoàn toàn dữ liệu của mình. Và nếu việc tự host nghe có vẻ phức tạp, đừng lo lắng, Outline cũng có phiên bản đám mây để bạn sử dụng thay thế.
Bằng cách tự host, bạn có thể điều chỉnh các tính năng, tích hợp thêm công cụ, hoặc thậm chí sửa đổi mã nguồn để phù hợp hơn với quy trình làm việc của bạn. Trong khi đó, Notion là một công cụ mã nguồn đóng, có nghĩa là bạn không thể thực hiện bất kỳ thay đổi đáng kể nào trong cách sử dụng nó.
Tuy nhiên, bạn nên biết rằng Outline chỉ miễn phí nếu bạn tự host. Điều này có thể là một điểm trừ nếu bạn không sẵn lòng bỏ thêm công sức và kiến thức cần thiết.
3. Tích Hợp Liền Mạch với Các Công Cụ Bạn Đã Sử Dụng
Bao gồm tài liệu của bạn trực tiếp trong Slack
Outline tích hợp mượt mà với các công cụ phổ biến như Slack, Loom và Figma. Ngay từ đầu, bạn có thể đăng nhập vào tài khoản và không gian làm việc Slack của mình, loại bỏ mọi quy trình tích hợp phức tạp.
Hơn nữa, sau khi tích hợp với Slack, bạn có thể tìm kiếm cơ sở tri thức của mình trực tiếp từ ứng dụng chat bằng cách sử dụng lệnh /outline.
Ngoài ra, bạn cũng có thể thêm các tích hợp với Google Analytics, GitHub, Webhooks và Zapier để cải thiện quy trình làm việc của nhóm. Không thể phủ nhận rằng Notion cũng có rất nhiều tùy chọn tích hợp, nhưng sự đơn giản và tập trung vào các công cụ cốt lõi của Outline dường như trực quan và dễ quản lý hơn.
2. Tổ Chức Tài Liệu Vượt Trội
Liên kết ngược (Backlinking) hoàn hảo
Outline xuất sắc trong việc tổ chức tài liệu thông qua các tính năng như phân cấp (nesting), bộ sưu tập (collections) và liên kết ngược tự động (automatic backlinks). Bạn có thể nhóm các tài liệu liên quan vào các bộ sưu tập để tạo cấu trúc phân cấp logic và dễ dàng điều hướng.
Điểm bất ngờ thú vị của Outline là nó tự động tạo các liên kết ngược, cho phép bạn xem những tài liệu nào khác đang tham chiếu đến một trang cụ thể. Bạn chỉ cần gõ @ để liên kết đến một tài liệu khác và tài liệu bạn tham chiếu sẽ tự động liên kết ngược lại.
Notion cũng khá tốt trong việc tổ chức, nhưng các tính năng của nó đôi khi có thể cảm thấy thứ yếu so với chức năng “tất cả trong một” rộng lớn hơn. Nếu bạn chỉ tập trung vào tài liệu, cách tiếp cận chuyên biệt của Outline sẽ hiệu quả hơn.
1. Tăng Cường Quyền Riêng Tư và Bảo Mật
An toàn tuyệt đối khi tự host
Giao diện Outline được tự host với Docker, thể hiện tính năng bảo mật
Nếu bạn lo lắng về quyền riêng tư dữ liệu, tùy chọn tự host biến Outline thành một lựa chọn nổi bật. Khi bạn host nền tảng trên máy chủ của riêng mình, bạn duy trì toàn quyền kiểm soát dữ liệu, đảm bảo rằng dữ liệu đó không thể truy cập được bởi các máy chủ bên thứ ba.
Đây có thể không phải là ưu tiên hàng đầu nếu bạn chỉ sử dụng nó để tạo danh sách mua sắm hoặc ghi chú cá nhân. Tuy nhiên, nếu bạn là quản lý IT của một tổ chức với các yêu cầu tuân thủ nghiêm ngặt hoặc xử lý thông tin nhạy cảm, bạn sẽ đặc biệt quan tâm đến khía cạnh này. Hơn nữa, với tư cách là quản lý IT, bạn cũng sẽ hài lòng vì không cần bất kỳ nỗ lực đào tạo nào, bởi vì Outline rất dễ sử dụng cho bất kỳ ai mà không cần hướng dẫn.
Notion, với tư cách là một giải pháp dựa trên đám mây, yêu cầu bạn phải tin tưởng vào máy chủ và chính sách dữ liệu của họ, điều này có thể không phù hợp với tất cả các tùy chọn về quyền riêng tư. Hơn nữa, Notion có thể trở nên quá phức tạp nếu bạn mới bắt đầu, và chắc chắn sẽ yêu cầu tài liệu hướng dẫn sử dụng.
Đôi khi, ít hơn là nhiều hơn
Tôi không thể nhấn mạnh đủ thực tế rằng Notion có nhiều tính năng và tiện ích hơn so với Outline. Điều đó là không thể phủ nhận, nhưng Outline lại làm tốt hơn ở một vài khía cạnh. Cấu trúc tổ chức, giao diện và chức năng của nó làm cho nó trở thành một công cụ tuyệt vời cho một wiki hoặc cơ sở tri thức cho cá nhân hoặc tổ chức của bạn.
Sự tích hợp liền mạch với Slack cũng thuyết phục tôi rằng nó có thể rất hữu ích cho việc cộng tác và liên tục xây dựng các tài liệu tham khảo bổ sung vào cơ sở tri thức. Và này, nếu bạn muốn chuyển từ Notion sang Outline, bạn cũng có thể nhập ghi chú của mình từ đó chỉ với vài cú nhấp chuột trong Outline.
