Microsoft Excel từ lâu đã là một công cụ không thể thiếu trong mọi môi trường làm việc, nhưng đôi khi chúng ta vẫn cảm thấy mình chỉ mới chạm đến một phần nhỏ tiềm năng của nó. Bạn có từng tự hỏi liệu có cách nào để sắp xếp quy trình làm việc, tăng cường cộng tác và hoàn thành các dự án một cách nhanh chóng mà không cần vật lộn với những công thức phức tạp hay các tác vụ thủ công lặp đi lặp lại? Qua nhiều năm trải nghiệm, tôi đã khám phá ra một số phần mềm hoạt động như những “đối tác” hoàn hảo của Excel, mỗi công cụ mang đến những thế mạnh độc đáo để bổ trợ cho ứng dụng quen thuộc này.
Hãy cùng tôi tìm hiểu cách những “bộ đôi” hoàn hảo này giúp bạn chia sẻ và cộng tác dữ liệu hiệu quả hơn, trực quan hóa thông tin một cách ấn tượng hơn, và cuối cùng là hoàn thành nhiều việc hơn trong thời gian ngắn hơn.
5. Microsoft OneNote
Tổ chức thông tin và những phát hiện quan trọng
Trang OneNote được tùy chỉnh với các ghi chú về dữ liệu Excel và ý tưởng phân tích
Mặc dù OneNote không phải là công cụ đầu tiên bạn nghĩ đến khi nhắc về Excel, nhưng nó lại là một người bạn đồng hành cực kỳ mạnh mẽ và thường bị bỏ qua, giúp tăng cường đáng kể quy trình làm việc của bạn. Tôi thường xuyên sử dụng OneNote để sắp xếp và kết nối tất cả các mảnh thông tin liên quan đến công việc Excel của mình.
Khi thảo luận các báo cáo hoặc phân tích dữ liệu dựa trên Excel trong các cuộc họp, tôi có thể ghi chú trực tiếp trong OneNote và liên kết chúng đến các tệp Excel có liên quan. Hơn nữa, trước khi bắt tay vào nhập liệu hoặc phân tích trong Excel, tôi dùng OneNote để lên ý tưởng, phác thảo cách tiếp cận và lập kế hoạch cấu trúc bảng tính của mình. Việc chuẩn bị trước này giúp tiết kiệm đáng kể thời gian và công sức sau này.
Tôi có thể dễ dàng nhúng toàn bộ sổ làm việc Excel hoặc các bảng tính cụ thể trực tiếp vào các trang OneNote. Điều này giúp truy cập nhanh chóng vào dữ liệu mà không cần phải lục lọi hệ thống tệp. Khi nhận tệp Excel qua email, tôi cũng có thể gửi email và các tệp đính kèm (bao gồm tệp Excel) trực tiếp đến một trang OneNote để xem xét và chú thích.
4. OneDrive
Chia sẻ tệp Excel của bạn trong tích tắc
Giao diện Microsoft OneDrive hiển thị các thư mục chứa tệp Excel đã chia sẻ với cài đặt bảo mậtKhả năng chia sẻ và chỉnh sửa tài liệu qua OneDrive cực kỳ tiện lợi cho người dùng Excel.
OneDrive đã trở thành một phần không thể thiếu trong quy trình làm việc với Excel của tôi. Đầu tiên, với tư cách là người đăng ký Microsoft 365, tôi nhận được 1TB dung lượng lưu trữ OneDrive kèm theo gói của mình. Dung lượng này quá đủ cho các tệp đa phương tiện, tài liệu, PDF, và tất nhiên là cả các bảng tính của tôi. OneDrive đã trở thành trung tâm lưu trữ cho tất cả các tệp Excel của tôi.
OneDrive thực sự nổi bật với các tính năng bảo mật, đặc biệt là khi chia sẻ. Khi tôi cần chia sẻ một sổ làm việc với đồng nghiệp hoặc khách hàng, khả năng bảo vệ bằng mật khẩu qua OneDrive là một cứu cánh. Nó mang lại cho tôi sự tự tin rằng chỉ những người được ủy quyền mới có thể truy cập dữ liệu.
Tiếp theo là tính năng đặt ngày hết hạn. Đây là một điểm tuyệt vời để chia sẻ các báo cáo tạm thời hoặc dữ liệu không nên truy cập vĩnh viễn. Tôi có thể đặt một ngày và giờ cụ thể, sau đó liên kết chia sẻ sẽ tự động trở nên không hợp lệ. Cuối cùng, và đây là một điểm cực kỳ quan trọng giúp tôi yên tâm, là OneDrive Personal Vault. Đây là nơi tôi lưu trữ những bảng tính Excel thực sự bảo mật. Nó giống như một két sắt kỹ thuật số cho những bảng tính quan trọng nhất của tôi.
3. Trello
Lý tưởng cho các dự án phức tạp
Đối với các dự án cá nhân, đặc biệt là những dự án phức tạp, việc kết hợp Excel và Trello có thể là một chiến lược mạnh mẽ. Thông thường, tôi sẽ bắt đầu bằng việc thiết lập một cơ sở dữ liệu có cấu trúc rõ ràng trong Excel. Đây là nơi tôi theo dõi tất cả các thông tin chính.
Tuy nhiên, khi dự án phát triển vượt ra ngoài một danh sách đơn giản và tôi cần một cách quản lý quy trình làm việc trực quan, năng động hơn, đó là lúc Trello phát huy tác dụng. Tôi sử dụng các bảng Kanban của Trello để thể hiện các giai đoạn khác nhau của vòng đời dự án. Mỗi thẻ trên bảng sau đó trở thành một nhiệm vụ hoặc mục cụ thể từ cơ sở dữ liệu Excel của tôi. Tôi có thể sắp xếp các thẻ này qua các danh sách khác nhau (như Cần làm, Đang tiến hành, Bị chặn, Đã hoàn thành) để có được cái nhìn tổng quan rõ ràng về tình hình mọi thứ.
Giao diện kéo và thả của Trello giúp việc theo dõi tiến độ của từng nhiệm vụ khi nó di chuyển qua các giai đoạn khác nhau trở nên vô cùng dễ dàng. Ngoài ra, đối với các dự án mà tôi có thể hợp tác với bạn bè hoặc thành viên gia đình, các tính năng cộng tác của Trello rất tuyệt vời. Tôi có thể giao nhiệm vụ cho người khác, đặt thời hạn, thêm nhận xét và đính kèm các tệp liên quan (đôi khi thậm chí liên kết trở lại bảng tính Excel cụ thể trên OneDrive).
2. Microsoft Teams
Tận hưởng cộng tác liền mạch
Màn hình Microsoft Teams trên Windows 11 với nhiều tài khoản đang hoạt động trong các cửa sổ khác nhau, thể hiện khả năng cộng tác nhóm
Microsoft Teams không chỉ là một ứng dụng trò chuyện. Nó là một không gian làm việc trung tâm giúp tất cả các cuộc thảo luận, tệp và tiến độ của tôi được tổ chức gọn gàng. Thay vì gửi đi gửi lại các phiên bản qua email, điều chắc chắn sẽ dẫn đến sự nhầm lẫn và lỗi, tôi lưu trữ các tệp Excel trực tiếp trong tab Tệp của kênh Teams liên quan. Điều này đảm bảo mọi người luôn làm việc trên phiên bản mới nhất.
Thay vì phải có các chuỗi email riêng biệt hoặc các cuộc họp trực tiếp chỉ để làm rõ một giá trị ô hoặc thảo luận về một biểu đồ, tôi có thể trò chuyện ngay bên cạnh tệp. Điều này tạo điều kiện cho một môi trường làm việc minh bạch và hiệu quả, nơi mọi thắc mắc về dữ liệu Excel được giải quyết nhanh chóng, tránh hiểu lầm và đẩy nhanh quá trình ra quyết định.
1. Python
Cho các phép tính nâng cao
Biểu đồ dữ liệu Excel được tạo ra bằng cách sử dụng Python để phân tích và trực quan hóa
Microsoft đã tích hợp Python trực tiếp vào giao diện Excel quen thuộc của chúng ta. Thay vì chỉ dựa vào các công thức Excel, giờ đây tôi có thể viết mã Python trực tiếp trong một ô Excel bằng cách sử dụng hàm =PY(). Điều này mở ra một thế giới khả năng cho việc thực hiện các phép biến đổi dữ liệu nâng cao, áp dụng logic tùy chỉnh, và thậm chí tận dụng hệ sinh thái thư viện Python rộng lớn như Pandas.
Với các thư viện Python khác nhau, bạn có thể thực hiện làm sạch dữ liệu, tạo các hình ảnh trực quan tùy chỉnh và mở khóa những hiểu biết sâu sắc hơn so với các biểu đồ Excel tiêu chuẩn. Để tìm hiểu thêm về khả năng của Python trong Excel, bạn có thể tham khảo bài viết chi tiết của tôi về cách thực hiện phân tích dữ liệu nâng cao bằng Python trong Excel.
Bài viết này sẽ chưa hoàn chỉnh nếu không nhắc đến các công cụ như Power BI và Tableau. Mặc dù tôi thiết kế các bảng điều khiển trực tiếp trong Excel, nhưng những người dùng chuyên nghiệp có thể thấy điều đó không đủ cho quy trình làm việc của họ. Đây là lúc bạn có thể khám phá các công cụ bên ngoài như Power BI và Tableau để trực quan hóa và phân tích dữ liệu với các báo cáo và bảng điều khiển tương tác, mang lại cái nhìn sâu sắc và toàn diện hơn về thông tin của mình.
Khai thác tối đa Excel
Các công cụ tôi đã nêu bật ở trên chỉ là một phần nhỏ trong số các tích hợp mạnh mẽ hiện có. Bằng cách tận dụng chiến lược các công cụ này, bạn có thể vượt qua những giới hạn của Excel, tăng cường khả năng cộng tác và mở khóa những hiểu biết sâu sắc hơn từ dữ liệu của mình. Tôi khuyến khích bạn khám phá chúng và xem liệu chúng có phù hợp với quy trình quản lý dữ liệu của riêng bạn hay không. Bên cạnh việc xử lý số liệu, hãy tìm hiểu thêm các cách độc đáo để sử dụng Excel để tối ưu hóa công việc của bạn.
