Việc quản lý email dường như ngày càng trở nên phức tạp và tốn thời gian. Nhiều người e ngại việc tự quản lý máy chủ email riêng do phải đối mặt với các vấn đề như thiết lập quy tắc hộp thư hay phòng chống spam. Thay vào đó, việc ủy thác công việc này cho các công ty chuyên nghiệp – những đơn vị sẵn sàng điều chỉnh hộp thư đến để bạn chỉ cần đọc những email quan trọng và nhớ hủy đăng ký khỏi những thư không cần thiết – có vẻ là lựa chọn tối ưu hơn. Bên cạnh việc thử nghiệm các ứng dụng email client khác nhau, bạn còn có thể bổ sung hàng loạt tiện ích mở rộng chất lượng cao vào tài khoản Gmail hiện có, nhằm tích hợp thêm nhiều tính năng mới trực tiếp vào giao diện quen thuộc, giúp quản lý email hiệu quả và chuyên nghiệp hơn.
5 Ứng Dụng Hỗ Trợ Quản Lý Email Tối Ưu Năng Suất
1. Thunderbird
Thunderbird của Mozilla vẫn là một trong những lựa chọn thay thế hàng đầu cho Outlook hoặc bất kỳ ứng dụng email máy tính để bàn nào khác. Ứng dụng này có các phiên bản gốc dành cho Windows, Mac, Linux và Android, với phiên bản iOS đang được phát triển. Đặc biệt, Thunderbird không yêu cầu phí đăng ký để truy cập các tính năng của mình. Bạn có thể sử dụng nhiều tài khoản email, liên kết với lịch cá nhân và tận hưởng một bộ công cụ kiểm soát quyền riêng tư mạnh mẽ.
Trước đây, giao diện không phải là điểm mạnh của Thunderbird, nhưng điều đó đã thay đổi với bản cập nhật v128 Nebula. Phiên bản này giới thiệu thiết kế phẳng, chế độ xem dựa trên thẻ để hiển thị nhiều thông tin hơn cùng lúc, các menu và biểu tượng được cải thiện, mang đến trải nghiệm người dùng tổng thể vượt trội. Hiện tại, ứng dụng hoạt động tốt hơn trên màn hình cảm ứng, cho phép bạn thay đổi mật độ email thành chế độ “Relaxed” để có đủ không gian thao tác bằng ngón tay trên máy tính xách tay cảm ứng. Hệ thống gắn thẻ giúp bạn sắp xếp các email đến thành các danh mục để dễ dàng tổ chức hơn. Ngoài ra, có vô số tiện ích mở rộng để bổ sung thêm tính năng nếu bạn cần thứ gì đó mà ứng dụng cơ bản không hỗ trợ. Thunderbird được thiết kế để đảm bảo quyền riêng tư, giữ dữ liệu của bạn trong tầm kiểm soát chứ không phải trong tay các nhà quảng cáo.
Biểu tượng ứng dụng Thunderbird phiên bản 2023 với thiết kế phẳng và hiện đại
2. Boomerang
Nếu bạn là một trong số rất nhiều người không thể rời bỏ hộp thư Gmail của mình, bạn vẫn có thể bổ sung rất nhiều chức năng mới bằng cách tích hợp các công cụ khác. Boomerang cung cấp một loạt tính năng tiện lợi, ngay cả ở gói miễn phí, như theo dõi phản hồi, nhắc nhở theo dõi, theo dõi lượt click, nút tạm dừng cho hộp thư đến và khả năng lên lịch cuộc họp mà không cần rời khỏi hộp thư. Hơn nữa, bạn còn có tính năng Respondable, giúp phân tích email của bạn khi bạn viết, đưa ra lời khuyên về phong cách giao tiếp và quy tắc email nâng cao để bạn có cơ hội nhận được phản hồi tốt hơn.
Tất cả những tính năng này đều rất hữu ích, ngay cả đối với tài khoản cá nhân. Tuy nhiên, người dùng chuyên nghiệp sẽ muốn xem xét các gói đăng ký, vốn bổ sung thêm nhiều tùy chọn nâng cao cho các tính năng cơ bản và vô số chức năng mà bất kỳ ai làm trong lĩnh vực bán hàng đều mong muốn sở hữu.
Logo của tiện ích Boomerang for Gmail giúp thêm tính năng quản lý email
3. Todoist
Todoist là một công cụ tuyệt vời cho nhiều tác vụ cá nhân và công việc chuyên nghiệp, và xử lý email chỉ là một trong số đó. Chúng tôi yêu thích ứng dụng này để quản lý tác vụ, nhưng bạn cũng có thể sử dụng nó để quản lý thời gian và tận dụng nhiều kết nối mạnh mẽ để xử lý hộp thư. Các tính năng này bao gồm biến email thành các tác vụ Todoist để bạn có thể theo dõi mọi lúc mọi nơi, bằng cách thêm tiện ích mở rộng vào ứng dụng email của bạn hoặc chuyển tiếp email đến tài khoản Todoist của mình. Tùy thuộc vào ứng dụng email bạn đang sử dụng, bạn có thể cài đặt để tự động lưu trữ hoặc đánh dấu là đã đọc, giúp bạn nhanh chóng đạt được trạng thái “Inbox Zero” đáng mơ ước.
Xem tại Chrome Web Store Xem tại Apple App Store Xem tại Microsoft Store Xem tại Firefox Add-ons
4. Spark
Spark là một trong những ứng dụng email được yêu thích nhất tại XDA, mặc dù các tính năng thực sự hữu ích của nó yêu cầu đăng ký. Với các công cụ tổ chức chuyên sâu, Spark biến hộp thư của bạn thành một danh sách việc cần làm được sắp xếp, làm nổi bật những email cần chú ý trong khi lọc bỏ những thông tin gây nhiễu. Ứng dụng này có giao diện đẹp mắt, hiện đại, được thiết kế để giúp bạn tập trung vào những điều quan trọng, chẳng hạn như cách soạn thảo phản hồi của mình. Hộp thư hợp nhất nhiều tài khoản email, có tất cả các tính năng hiện đại bạn mong đợi để lên lịch và trì hoãn email, và đó chỉ là trong gói miễn phí.
Gói miễn phí cũng cung cấp quyền truy cập vào Action Center, một chatbot cá nhân giúp bạn thực hiện các tác vụ email nếu bạn nhập chúng. Bạn có thể sử dụng nó để lưu trữ email, lên lịch hoặc thực hiện bất kỳ tác vụ nào bạn có thể làm bằng chuột. Gói đăng ký bổ sung hàng tấn công cụ AI để tóm tắt, sắp xếp hoặc viết email, cùng với công cụ ghi chú và dịch thuật AI, rất hữu ích. Và bạn có các cách để tắt tiếng các luồng hội thoại, nhóm email theo người gửi và một số tính năng chặn mạnh mẽ mà bản thân chúng có thể đã đáng giá chi phí bỏ ra.
Giao diện ứng dụng email Spark với thiết kế hiện đại và các công cụ tổ chức hộp thư
5. Canary Mail
Ứng dụng email đa nền tảng này cho phép mã hóa email dễ dàng thông qua SecureSend, đảm bảo rằng email của bạn không bị đọc khi đến đích. Hơn nữa, bạn có thể đặt ngày hết hạn để tự động hủy hoặc thu hồi khả năng đọc chúng bất cứ lúc nào. Điều này hoàn hảo nếu bạn muốn thể hiện “chất điệp viên” bên trong mình. Tuy nhiên, bạn sẽ cần gói đăng ký cao nhất để sử dụng tính năng này, nhưng bạn có thể sẽ yêu thích giao diện người dùng tối giản và sử dụng nó cho cả các email thông thường.
Canary Mail còn sở hữu giao diện sạch sẽ, hiện đại, khả năng hợp nhất nhiều tài khoản email, xác nhận đã đọc và các yếu tố cần thiết hiện đại khác như trì hoãn email để sử dụng sau. Bạn cũng nhận được một loạt các mẫu email, điều này khá hữu ích, cùng một số tùy chỉnh để làm cho hộp thư của bạn trở nên cá nhân hơn. Ngoài ra còn có hai gói trả phí, bổ sung các tính năng như AI Copilot để soạn tin nhắn, lên lịch và sự kiện lịch, và công cụ dọn dẹp hộp thư đến. Gói cao cấp nhất còn bổ sung mã hóa PGP và một số tính năng bảo mật nâng cao.
Giao diện người dùng tối giản và trực quan của ứng dụng Canary Mail
Logo ứng dụng Canary Mail nổi bật với tính năng mã hóa email bảo mật
Tối Ưu Hộp Thư: Công Cụ Hữu Ích Giúp Kiểm Soát Email
Email từng là một công cụ tuyệt vời và hữu ích trong thời kỳ mà mọi thứ chưa yêu cầu bạn đăng ký vào danh sách email của họ, và trước khi các công ty bán danh sách email cho các nhà tiếp thị để tăng doanh thu. Nhưng ngày nay, hộp thư đến của chúng ta thường xuyên bị lộn xộn, và những email quan trọng bị chôn vùi trong hàng tấn quảng cáo, thông báo blog và những thứ khác mà chúng ta không thực sự cần đọc. Việc lấy lại quyền kiểm soát có thể đòi hỏi một khoản đầu tư nhỏ, nhưng hãy nghĩ xem thời gian của bạn đáng giá bao nhiêu, và bao nhiêu thời gian đó đang bị lãng phí trong hộp thư đến lộn xộn của bạn. Việc thử nghiệm một vài lựa chọn khác nhau cũng rất đáng giá, bởi vì tất cả các ứng dụng quản lý email hoặc ứng dụng máy tính để bàn đều xử lý mọi thứ hơi khác nhau, và bạn muốn tìm một ứng dụng phù hợp với cách bạn làm việc, chứ không phải một ứng dụng mà bạn phải thay đổi thói quen để làm cho nó hoạt động. Hãy chia sẻ ý kiến của bạn về những công cụ quản lý email này!
